Як правильно спланувати робочий час

Позаду пора відпусток, і до наступних законних «канікул» ще далеко. Але виявляється, реально скоротити робочий тиждень можна не тільки за допомогою державних свят, а й закликавши в союзники принципи тайм-менеджменту.

Ось сім простих принципів, які допоможуть «скоротити» робочий тиждень.

1. Рада, що набив оскому, – чітко визначити цілі та способи їх досягнення – виявляється, працює на всі сто. Складіть список всього, що ви робите протягом дня, включаючи самі банальні справи, проаналізуйте його і безжально позбудьтеся від тих справ, які заважають досягненню ваших цілей.

2. У більшості компаній прийнято дотримуватися чіткого робочий графік: з 9 до 6 з перервою на обід. Це, з одного боку, дисциплінує співробітників, а з іншого – істотно знижує ефективність роботи.

Справа в тому, що у кожного з нас всередині є власні, біологічний годинник, які не завжди збігаються з годинником механічними. Тому для різних людей існують різні графіки. Звідси порада: з’ясуйте, в який час доби ваша працездатність зростає, і намагайтеся працювати тільки в ці години.

Звичайно, така рада підійде скоріше тим, чиє керівництво спокійно ставиться до вільним графіком співробітників. Якщо у вашій компанії прийняті строгі години роботи, постарайтеся все ж скористатися перевагою власних біологічних годин і виконувати найскладніші завдання в період найвищої продуктивності. Самі не помітите, як час, проведений на роботі, істотно скоротиться.

3. Дедлайн – це стрес, нервування і суцільний негатив. Тому ще одна порада – створювати дедлайни самому собі – виглядає дещо нелогічним. Однак якщо розібратися, то виявиться, що власноруч сфабрірованние міні-дедлайни допоможуть здійснити задумане в найкоротші терміни. Для збільшення продуктивності праці і сокрашенія робочого часу слід визначити термін виконання будь-якого завдання, а потім скоротити цей термін як мінімум удвічі. Чим менше часу залишиться для виконання завдання, тим більш сконцентрованим на роботі буде вашу увагу.

4. Уміння приймати швидкі рішення і ставити правильні питання також допоможе істотно скоротити тимчасові втрати. Наприклад, запитання «Що ви віддаєте перевагу на обід?» Здатний увергнути будь-якої людини в болісні півгодинні роздуми, а запитання «Фастфуд або суші?» Надає на вибір всього дві опції, і рішення приходить в кілька разів швидше. Той же принцип потрібно використовувати і в спілкуванні з колегами: замість загальних питань по роботі задавати конкретні, пов’язані з виконуваним завданням.

5. Майже непомітні справи – ті, які ми і справами якось не вважаємо, – забирають у нас найбільша кількість цінного робочого часу. Складаючи відповіді на електронні листи, ми особисто продовжуємо собі робочий день мало не до нескінченності: перевірка папки «Вхідні» знижує концентрацію уваги, і знову зосередитися на тимчасово відкладених у бік важливих справах стає важче. Вихід один: визначити для себе точний час перевірки пошти і встановити кількість хвилин, витрачених на написання відповідей. Бажано витрачати на це не більше тридцяти хвилин два рази на день.

6. Збори, планерка, летючка, нарада – як не назви процес загального збору всіх співробітників компанії в переговорній, він все одно не стане подією, що економить дорогоцінний робочий час. Відомості, що не відносяться до безпосередніх обов’язків, швидко забуваються, а рознос, який начальство влаштує комусь із сусіднього відділу, не підніме настрій. Тому намагайтеся уникати нарад, якщо є така можливість.

Якщо ж летючки не уникнути, постарайтеся накидати чіткий план власного виступу, виписати необхідні відомості в щоденник, підготувати роздруківки і говорити по суті. Як тільки обговорюються на зборах питання перестануть стосуватися безпосередньо вашого поля діяльності, вибачитеся, пошліться на зайнятість і вирушайте на своє робоче місце. Наради частенько стають прекрасною ілюстрацією до приказки про переливання з пустого в порожнє, так до чого витрачати дорогоцінний час на настільки сумнівне задоволення?

7. Головна порада – вчіться розподіляти тягар відповідальності і доручати частина роботи іншим. Чи не звалювати все на себе. Уміння правильно розділити робочі обов’язки – якість хорошого лідера, яке до того ж допоможе істотно скоротити час, проведений у стінах офісу. Передоручити підлеглим важливі, але віднімають масу часу обов’язки (перевірка електронної пошти, робота з паперами, складання звітів і т.д.) – найефективніший спосіб скоротити час, проведений на роботі, і насолодитися неспішними осінніми вечорами.